Exploiter une entreprise signifie souvent de faire des choix difficiles. Le recrutement est coûteux et la formation d’une recrue prend du temps. Lorsque le flux de trésorerie est important, les deux peuvent sembler risqués.
La bonne nouvelle? Au Canada, il existe des programmes gouvernementaux qui aident à couvrir une partie des coûts liés à l’embauche et à la formation. Ces programmes sont conçus pour aider les entreprises à croître tout en se dotant d’une main-d’œuvre solide.
Le présent guide explique clairement le fonctionnement des subventions à l’embauche et à la formation pour vous permettre de décider si elles valent votre temps.
Tout d’abord, qu’en est-il réellement?
Les subventions à l’embauche et à la formation ne représentent pas de l’argent gratuit.
Voici plutôt à quoi vous attendre :
- Financement pour des embauches et des activités de formation précises
- Partage partiel des coûts (les coûts ne sont habituellement pas couverts entièrement)
- Paiement souvent effectué après coup, une fois que vous avez fourni les preuves
Lorsqu’elles sont bien utilisées, elles peuvent réduire les risques et alléger votre budget. Toutefois, utilisées à mauvais escient, elles peuvent entraîner de la frustration et des maux de tête financiers. L’objectif est de planifier d’abord, puis de présenter une demande.
Subventions à l’embauche : la façon simple de les envisager
La plupart des subventions à l’embauche sont versées par l’entremise de programmes de subventions salariales, qui remboursent une partie du salaire d’un employé ou d’une employée lorsque vous embauchez une personne qui répond à certains critères. Pour mieux comprendre le fonctionnement de ces subventions, vous pouvez lire cet article de nos partenaires chez Pocketed.1
Bon nombre d’entre elles se résument à trois critères :
Subvention à l’embauche en trois questions
Si la réponse à ces trois questions est oui, vous pourriez être admissible.
Principales catégories de subvention salariale
La plupart des subventions à l’embauche entrent dans quelques catégories courantes. Voici celles auxquelles les entreprises s’intéressent le plus souvent.
- Étudiants – emploi rémunéré lié au programme d’études postsecondaires (p. ex., stages ou programmes coopératifs)
- Jeunes – Travailleurs en début de carrière habituellement âgés entre 15 et 30 ans (la définition varie selon le programme)
- Rôles de recherche – Stages liés à des talents et des établissements de recherche
- Nouveaux arrivants – Personnes ayant la résidence permanente ou ayant récemment immigré, selon le programme
- Personnes ayant récemment perdu leur emploi – Programmes provinciaux de réintégration de la main-d’œuvre
Dans les faits, les entreprises se concentrent le plus souvent sur les programmes d’embauche d’étudiants, de jeunes ou de nouveaux arrivants, puisqu’ils sont généralement plus accessibles et répondent mieux à leurs besoins courants.
Un exemple de subvention à l’embauche en action
Une entreprise embauche un étudiant de niveau postsecondaire pour qu’il appuie un projet de marketing durant l’été et aide à avancer des initiatives clés tout en acquérant une expérience pratique.
Avant la date d’entrée en fonction de l’étudiant, l’entreprise confirme que le poste et l’étudiant sont admissibles à un programme et envoi la demande. Une fois l’approbation reçue, l’étudiant commence à assumer ses fonctions.
À la fin de l’été, l’entreprise fait le suivi de la paie et transmet les documents exigés. Une fois le mandat terminé, la moitié du salaire de l’étudiant est remboursée par le programme, jusqu’à concurrence de 5 000 $.
Subventions à la formation : ce qu’elles financent habituellement
Les subventions à la formation aident à couvrir les coûts de formation professionnelle liée à l’emploi de votre équipe. Cela peut inclure :
- Attestations de sécurité ou de conformité
- Formation technique ou liée à de l’équipement
- Compétences en matière de supervision ou d’exploitation
Toutefois, elles ne couvrent habituellement pas ce qui suit :
- Conférences
- Services-conseils généraux ou de coaching (y compris le coaching à l’intention de la direction)
- Programmes menant à diplôme ou à un certificat
- Formation portant uniquement sur le produit d’un fournisseur
Subvention à la formation en trois questions
Vous pourriez recevoir une subvention à la formation si ces trois éléments sont réunis :
- Vous (l’employeur) respectez les règles du programme.
- Votre employé ou employée est admissible.
- La formation et le fournisseur sont approuvés par le programme.
Si l’un des éléments ne s’applique pas, la formation pourrait toujours être utile pour votre entreprise et votre personnel, mais elle ne sera pas financée.
Un exemple de subvention à la formation en action
Alors qu’une entreprise établie en Colombie-Britannique est en pleine croissance, l’une de ses employés de longue date est promue à un poste de gestionnaire de personnes pour la première fois. Afin de soutenir cette transition, l’entreprise juge qu’une formation structurée en leadership, axée sur la supervision, la gestion du rendement et la communication au travail, serait pertinente. Elle trouve une autre entreprise établie en Colombie-Britannique qui offre cette formation.
Avant d’inscrire son employée, l’entreprise jette un coup d’œil aux subventions à la formation offertes et trouve le programme B.C. Employer Training, puis elle confirme que la formation et le fournisseur sont admissibles. L’entreprise soumet une demande de financement et reçoit l’approbation avant le début de la formation.
L’employée suit le programme de leadership approuvé et une fois les preuves d’achèvement et du paiement soumise, la subvention rembourse 80 % des coûts de la formation.
Pour en savoir plus sur les subventions à la formation et leur fonctionnement, lisez cet article de nos partenaires et Pocketed ici.
Les erreurs fréquentes (et comment les éviter)
Les subventions à l’embauche et à la formation peuvent être utiles. Toutefois, quelques erreurs évitables sont à l’origine de bien des frustrations. Gardez à l’esprit les points ci-dessous pour utiliser ces programmes plus efficacement et éviter les surprises.
1. Première erreur : Ne pas agir rapidement
La plupart des subventions à l’embauche et à la formation sont accordées selon le principe du premier arrivé, premier servi, et non dans le cadre d’un concours. Le financement est limité et les programmes peuvent prendre fin une fois leur budget entièrement alloué, même si la demande reste élevée.
Que faire à la place : Commencez à chercher des programmes dès que vous savez que vous voulez embaucher ou investir dans la formation. En agissant rapidement, vous aurez plus d’options et éviterez de rater une occasion, faute de temps.
2. Deuxième erreur : Dépenser avant d’obtenir l’approbation
Pour bon nombre de subventions, il est nécessaire d’obtenir une approbation avant l’embauche ou la formation. Les coûts engagés avant qu’une approbation soit obtenue ne sont souvent pas admissibles, car la plupart des programmes ne sont pas rétroactifs.
Que faire à la place : Vérifiez toujours si une préapprobation est requise et attendez d’avoir la confirmation écrite avant de vous engager à payer des salaires, des frais de formation ou des factures.
3. Troisième erreur : Sous-estimer l’incidence sur le flux de trésorerie
Même lorsque la subvention est approuvée, le financement est généralement accordé après coup, une fois que vous avez soumis les preuves nécessaires (feuilles de paie, factures, documents attestant l’achèvement de la formation, etc.) Cela signifie que votre entreprise doit couvrir les coûts à l’avance.
Que faire à la place : Prévoyez le délai entre le paiement des dépenses et le remboursement. Les subventions peuvent réduire le coût global, mais elles n’éliminent pas le besoin de liquidités à court terme.
Conclusion
La plupart des défis liés aux subventions à l’embauche et à la formation se résument aux échéances, à l’approbation et à la trésorerie, non à la documentation. Si vous planifiez et comprenez comment ces programmes fonctionnent, les subventions sont plus susceptibles de soutenir les objectifs de votre entreprise et non de les compliquer.
Où trouver des subventions à l’embauche et à la formation
Maintenant que vous savez ce que les subventions à l’embauche et à la formation couvrent, le défi est de trouver les bons programmes pour votre entreprise au bon moment. Les propriétaires d’entreprise se retrouvent souvent à faire des recherches sur Internet et à parcourir des dizaines de pages publiées par les gouvernements fédéral et provincial pour tenter de déterminer quels programmes pourraient convenir. Ce processus est long et inefficace. La Banque Scotia travaille avec des partenaires comme Pocketed, une entreprise de Deloitte Pocketed, pour aider les entreprises à consacrer moins de temps à la recherche et plus de temps à la croissance.
Une façon simple de trouver une foule de programmes à un seul endroit
Pour vous aider à aller plus vite, Pocketed vous offre une solution guidée. Sa plateforme de recherche de subventions vous aide à déterminer rapidement les programmes d’embauche et de formation qui conviennent à votre entreprise, et ce, en un seul endroit.
Comme toujours, il est préférable d’utiliser les outils pour faire une présélection. Assurez-vous de confirmer l’admissibilité, les échéances et les exigences d’approbation avant d’embaucher du personnel ou de commencer toute formation.
Déroulement habituel du processus (pour les subventions à l’embauche et à la formation)
Bien que chaque programme ait ses propres règles, la séquence ci-dessous illustre le fonctionnement de la plupart des subventions à l’embauche et à la formation.
- Prendre une décision d’affaires. Décidez en premier lieu qui vous voulez embaucher ou quelle compétence vous voulez développer.
- Trouver les programmes pertinents. Utilisez des outils comme Pocketed pour trouver des subventions à l’embauche et à la formation auxquelles vous êtes admissible.
- Vérifier les critères d’admissibilité et les échéances. Confirmez votre admissibilité et si une préapprobation est requise.
- Soumettre une demande avant d’engager des coûts (s’il y a lieu). Les coûts engagés avant qu’une approbation soit obtenue ne sont souvent pas admissibles.
- Procéder à l’embauche ou à la formation selon les règles du programme. Respectez les règles liées aux salaires, aux heures, aux dates de formation et aux fournisseurs.
- Faire le suivi et soumettre les documents tout au long du processus. Le remboursement dépend des feuilles de paie, des factures, des relevés de présence et des rapports.
Astuce : La documentation fait partie du projet; les programmes se basent sur les preuves pour accorder des subventions, non sur l’intention.
Une façon simple de se lancer (sans maux de tête)
Étape 1 : Écrivez un poste que vous souhaitez pourvoir ou une compétence que votre équipe pourrait acquérir.
Étape 2 : Vérifiez si un programme d’embauche ou de subvention convient (Conseil : Utilisez votre compte Pocketed gratuit).
Étape 3 : Faites une demande dès que possible et gardez vos documents bien organisés.
Commencez par une seule occasion. Une fois que vous aurez rempli votre première demande, les suivantes seront beaucoup faciles.
Conclusion
Les subventions à l’embauche et à la formation sont plus efficaces lorsqu’elles appuient des décisions que vous aviez déjà l’intention de prendre.
Si vous planifiez, faites une demande tôt et gardez les choses simples, ces programmes peuvent contribuer à la croissance de votre équipe et à améliorer ses compétences, sans imposer de pression inutile à votre entreprise.
Le présent guide est fourni à titre indicatif seulement et n’est pas commandité ni approuvé par un organisme gouvernemental ou une institution financière.
