Le consentement d'un client peut être explicite, implicite ou fourni par un mandataire autorisé. Le client peut retirer son consentement à n'importe quel moment, sauf exceptions prévues.

Toutefois, la société membre du Groupe Banque Scotia peut recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sans le consentement du client dans des circonstances exceptionnelles lorsque la loi le permet ou l'exige.

3.1 La société membre du Groupe Banque Scotia fait tous les efforts raisonnables pour que le client comprenne dans quelles circonstances elle utilise et divulgue les renseignements personnels. Elle obtient le consentement du client avant ou au moment de recueillir, d'utiliser ou de divulguer des renseignements personnels le concernant.

En général, la société membre du Groupe Banque Scotia recueille le consentement du client au moment de la collecte des renseignements personnels. Il arrive, cependant, que la société membre du Groupe Banque Scotia leur trouve de nouvelles utilisations après coup et demande le consentement du client a posteriori.

3.2 La société membre du Groupe Banque Scotia ne doit pas invoquer de faux prétextes pour qu'un client donne son consentement. Elle doit lui expliquer comment elle entend utiliser ces renseignements avant qu'il ne le donne.

3.3 Le client peut exprimer son consentement de vive voix, par écrit ou par voie électronique. Son consentement est implicite de par son action ou son inaction. Le consentement peut aussi être fourni par un mandataire autorisé. Le consentement explicite reste la forme de prédilection.

Le client peut exprimer explicitement son consentement :

• de vive voix, par exemple, lorsque les renseignements sont obtenus au téléphone;
• par écrit, par exemple, lorsqu'il remplit et signe une demande de service;
• par voie électronique, par exemple, lorsqu'il demande un service par l'entremise d'un ordinateur ou d'un appareil électronique de communication.

Le client peut exprimer implicitement son consentement :

• en utilisant un produit ou un service de la société membre du Groupe Banque Scotia;
• en ne répondant pas à une offre de la société membre du Groupe Banque Scotia visant à soustraire d'une liste de marketing direct les renseignements personnels qui le concernent. Dans ce cas, la société membre du Groupe Banque Scotia est en droit de présumer que le client consent à ce qu'elle utilise ces renseignements personnels.

Le client peut également donner son consentement par l'entremise d'un mandataire autorisé, comme un tuteur légal ou un fondé de pouvoir. Ce type de consentement se révèle nécessaire, par exemple, lorsque la société membre du Groupe Banque Scotia ne peut pas obtenir le consentement d'un client mineur, gravement malade ou souffrant d'une incapacité mentale.

Avant de décider quelle forme de consentement convient aux circonstances, la société membre du Groupe Banque Scotia prend en compte la nature des renseignements personnels dont elle a besoin, les utilisations qu'elle entend en tirer et la nature de ses relations avec le client.

3.4 Dans des circonstances exceptionnelles, la société membre du Groupe Banque Scotia peut recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels à l'insu et sans le consentement du client lorsque la collecte ou l'utilisation prévue est permise ou exigée par la loi.

Exemple :

• La société membre du Groupe Banque Scotia n'obtient pas le consentement du client lorsqu'elle recueille, utilise ou divulgue des renseignements personnels dans les cas suivants :
  • lorsqu'elle agit clairement dans les meilleurs intérêts du client et que le consentement de celui-ci ne peut être obtenu dans les plus brefs délais;
  • lorsque le fait même de demander le consentement compromet la chance d'obtenir l'information recherchée, ou que la collecte a trait à une enquête dans le cas d'une violation d'un accord ou d'une infraction aux dispositions des lois canadiennes, par exemple pour la détection et la répression d'activités criminelles et des transactions reliées à celles-ci.
• La société membre du Groupe Banque Scotia n'obtient pas le consentement du client lorsque les renseignements personnels sont recueillis ou utilisés s'il s'agit de renseignements réputés comme étant d'intérêt public.
• Lorsque la société membre du Groupe Banque Scotia obtient une liste de clients d'un autre organisme réglementé, elle présume que l'organisme qui lui procure les renseignements personnels a obtenu le consentement de chaque client avant de les lui divulguer.

3.4.1 La société membre du Groupe Banque Scotia peut divulguer des renseignements personnels sans le consentement d'un client ou à l'insu de celui-ci dans des circonstances exceptionnelles où la loi le permet ou l'exige.

Exemple : La société membre du Groupe Banque Scotia ne demandera pas le consentement du client lorsque les renseignements personnels sont :

• remis à des mandataires de la société membre du Groupe Banque Scotia qui en ont besoin dans l'exercice de leurs fonctions, comme l'envoi par courrier d'ensembles d'information pour le suivi, le traitement de données, ou l'impression de chèques ou de cartes de crédit, la gestion des dossiers d'assurance et/ou la prise de décision pour des demandes de règlement;
• donnés à ses représentants légaux;
• divulgués dans le but de régulariser des comptes en souffrance;
• divulgués afin de :
  • se conformer à une citation à comparaître ou à une ordonnance de cour;
  • répondre à une autorité légale à des fins juridiques;
  • faciliter le travail d'un organisme d'enquête ou gouvernemental relativement à la violation d'un accord passé, potentiel ou réel, ou d'une infraction passée, potentielle ou réelle, aux dispositions de lois fédérales, provinciales ou étrangères;
  • se conformer à la loi.
• divulgués s'il s'agit de renseignements d'ordre public;
• dans le cas de produits d'assurance, transférés à d'autres compagnies d'assurance partageant le risque.

3.5 Sous réserve d'obligations légales et contractuelles, le client peut refuser de donner son consentement à la société membre du Groupe Banque Scotia ou le lui retirer à n'importe quel moment, dans la mesure où :

• la société membre du Groupe Banque Scotia en est avisée dans un délai raisonnable;
• le consentement ne s'applique pas à un produit de crédit à l'égard duquel la société membre du Groupe Banque Scotia doit obtenir et divulguer de l'information après avoir octroyé un crédit; cette mesure vise à préserver l'intégrité du système de crédit;
• le consentement n'est pas lié à la souscription d'une police d'assurance, ou d'une demande de règlement lorsque la société membre du Groupe Banque Scotia doit recueillir de l'information et la signaler après le traitement de la demande ou la prise de décision; cette mesure vise à préserver l'intégrité des systèmes de traitement des souscriptions et de réclamations.

La société membre du Groupe Banque Scotia doit informer le client qui s'apprête à refuser ou à retirer son consentement des conséquences que son geste peut avoir. Par exemple, si le client refuse de donner son consentement ou le retire après l'avoir donné, certains produits, services ou renseignements importants pourraient lui être refusés.

Exemple : Si un client ...

• n'autorise pas la Banque à obtenir un rapport de solvabilité, cette dernière pourrait ne pas être en mesure de lui consentir un prêt, notamment parce qu'elle se doit d'observer la prudence en matière de crédit et de respecter les normes de la Société d'assurance-dépôts du Canada ou d'autres règlements;
• ne fournit pas les renseignements nécessaires pour autoriser une demande de souscription d'assurance ou une demande de règlement, la société membre du Groupe Banque Scotia peut ne pas être en mesure de fournir le service au client;
• ne fournit pas les renseignements nécessaires pour ouvrir un compte de placement ou de titres ou pour déterminer l'adéquation d'une opération de placement, la société membre du Groupe Banque Scotia peut ne pas être en mesure de fournir le service au client.

Toutefois, la société membre du Groupe Banque Scotia ne doit pas refuser sans motif valable des produits, des services ou des renseignements à un client qui a refusé de donner son consentement ou qui l'a retiré par la suite.

3.6 La société membre du Groupe Banque Scotia peut demander au client son numéro d'assurance sociale (NAS) afin d'obtenir de l'information à son sujet auprès d'une agence d'évaluation du crédit. Le cas échéant, elle doit :

• lui expliquer le motif de sa demande;
• lui préciser qu'il n'est pas obligé de fournir son NAS à la société membre du Groupe Banque Scotia;
• lui demander son consentement pour utiliser et divulguer le NAS, si le client le lui fournit.

La société membre du Groupe Banque Scotia ne peut refuser de faire crédit à un client pour la seule raison que celui-ci ne lui fournit pas son NAS.

3.7 Une société membre du Groupe Banque Scotia devant fournir un produit d'assurance peut demander à un client le nom de son médecin traitant afin d'obtenir des renseignements médicaux supplémentaires au besoin, pour la souscription de l'assurance. Lorsqu'une société membre du Groupe Banque Scotia demande ce renseignement à un client, elle doit :

• lui expliquer pourquoi elle en a besoin;
• lui dire qu'il n'est pas tenu de fournir le nom de son médecin traitant, mais que en cas de refus, la société membre du Groupe Banque Scotia peut refuser d'autoriser la prestation de l'assurance en alléguant un manque de renseignements pour prendre une décision équitable.