Protéger son entreprise des risques

Votre entreprise est exposée à de nombreux risques, des voleurs à l’interne à l’utilisation de votre propriété intellectuelle par vos concurrents. Il vous incombe donc de protéger votre entreprise contre tout ce qui pourrait nuire à sa survie ou à sa croissance.

Lisez cet article et déterminez ce qui doit être corrigé tout de suite et ce qui peut attendre (mais qui doit être réglé sans faute).

Comme toujours en affaires, mieux vaut prévenir que guérir – un peu de planification aujourd’hui pourrait vous épargner beaucoup d’argent demain.

Vol et fraude par le personnel

Pour vous protéger des employés malhonnêtes, vous devez activement limiter les possibilités de fraude. Il vous faudra donc une politique de responsabilité ferme et de solides systèmes de traitement des espèces.

Voici quelques exemples de fraude qui pourraient nuire grandement à votre entreprise :

  • Vol de produits, ou vente à rabais à des amis.
  • Vol de temps (ex. : employé qui part toujours à l’avance).
  • Frais de voyage frauduleux.
  • Employé qui fait le plein du véhicule de son conjoint avec la carte d’essence de l’entreprise.

Solutions pour protéger votre entreprise

Voici quelques solutions pratiques pour protéger votre entreprise dès maintenant :

  • Indiquez clairement ce qui constitue du vol ou une faute grave dans tout contrat de travail avec le personnel; p. ex., c’est correct de prendre une feuille de papier de la photocopieuse pour soi, mais pas une grosse pile.
  • Entraînez vos gérants à repérer le vol – un gérant vigilant est la première et meilleure défense contre les employés malhonnêtes.
  • Peu importe le coupable (même un employé clé), vous devez appliquer les règles. Autrement, vous indiquez que vous tolérez le geste malhonnête, qui deviendra alors pratique courante.
  • Plafonnez les limites des cartes de crédit et limitez le nombre d’employés qui y ont accès.
  • Demandez à deux personnes d’autoriser les entrées et les sorties de produits dans les systèmes de gestion des stocks.
  • Éliminez les transactions en espèces : traitez vos reçus en ligne et demandez aux entreprises clientes de payer en ligne. Utiliser Scotia en direct est un excellent moyen de resserrer les processus de traitement des espèces.
  • Installez des systèmes de gestion des stocks pour suivre toutes les entrées et sorties de produits.
  • Déposez les espèces en banque au moins une fois par jour, selon le montant accumulé.
  • Réglez vos dépenses par carte de crédit plutôt que par la petite caisse.

Paiements frauduleux de clients

Un paiement frauduleux, c’est tout simplement une escroquerie d’un client qui vous coûte de l’argent.

Voici quelques-unes des plus fréquentes.

  • Fraude par chèque - Le fraudeur signe plusieurs chèques sur une courte période, tout en sachant qu’il n’a pas les fonds pour les couvrir tous.
  • Fraude par carte de crédit - Le fraudeur utilise illégalement la carte de crédit de quelqu’un d’autre.
  • Contrefaçon - Le fraudeur tente de vous refiler de faux chèques ou billets.

Solutions

Voici les règles d’or pour éviter ce type de fraude :

  • Dès que vous offrez du crédit à une autre entreprise, faites des vérifications de crédit et de sécurité sur l’entreprise, mais aussi sur ses propriétaires.
  • Avant d’entreprendre un travail, demandez toujours le paiement à l’avance, ou au moins un acompte.
  • Montrez à votre personnel comment déceler les fraudes courantes.
  • Permettez seulement à quelques employés d’accepter des paiements.

Vol d’idées ou de marque

Parmi vos nouveaux concurrents, certains essaieront peut-être de copier votre réussite. Assurez-vous de protéger votre propriété intellectuelle : vous ne voulez pas que d’autres profitent gratuitement de votre dur labeur. Voici les grandes formes de propriété intellectuelle :

  • Droit d’auteur : tout ce que vous faites est presque toujours protégé par le droit d’auteur.
  • Marque de commerce : p. ex. un logo ou un nom de marque. Vous devez le faire approuver.
  • Brevet : un processus ou une invention. Vous devez aussi le faire approuver.

Pour mieux comprendre ces notions de base, visitez le site de l’Office de la propriété intellectuelle du Canada.

Vol de propriété intellectuelle

Parfois, une protection juridique s’avère trop complexe ou trop chère. C’est notamment le cas pour les relations avec ses clients, la connaissance de leurs cycles d’achat ou le temps passé à comprendre leurs besoins. Néanmoins, même si cette information est difficile à protéger, elle reste très précieuse.

Voici quelques solutions :

  • Signez une entente de non-divulgation avec vos principaux clients.
  • Faites signer des ententes de confidentialité ou des clauses d’interdiction de concurrence aux employés pour qu’ils ne colportent pas vos secrets aux concurrents.
  • Tâchez de ne pas parler de votre propriété intellectuelle aux autres joueurs de votre secteur.

Et maintenant?