Politique sur les relations avec les fournisseurs

CODE D’ÉTHIQUE DE LA BANQUE SCOTIA : POLITIQUE SUR LES RELATIONS AVEC LES FOURNISSEURS

Objet et portée de la Politique sur les relations avec les fournisseurs

La présente politique décrit les considérations éthiques qui s’appliquent tout particulièrement aux rapports avec les prestataires de services, les fournisseurs et les autres tiers qui procurent des biens et services à la Banque Scotia. Elle traite aussi des ressources disponibles, des processus de communication et de partage de l’information, de la confidentialité des renseignements, des avantages indus et des conflits d’intérêts.

Le Code d’éthique de la Banque Scotia énonce les normes minimales en matière d’éthique auxquelles sont astreints tous les administrateurs, dirigeants et employés de la Banque Scotia et de ses filiales. La Politique sur les relations avec les fournisseurs s’adresse aux personnes responsables des relations suivies avec les fournisseurs ou prenant part aux processus de soumission et d’appel d’offres; elle vise à leur monter ou à leur rappeler la nature des problèmes liés à la conduite qui peuvent se présenter, de même que les attentes de la Banque relativement à la façon de les régler.

La présente politique s’applique à tout employé ou dirigeant dès lors qu’il prend part au processus de sélection d’un fournisseur au terme duquel un contrat visant l’acquisition de biens et de services par la Banque Scotia est négocié avec un tiers, indépendamment du processus d’acquisition, d’appel d’offres ou d’adjudication en cause. Les relations avec les fournisseurs doivent être menées conformément au Code d’éthique de la Banque Scotia, à la Politique sur les relations avec les fournisseurs et à tout règlement applicable.

La Banque Scotia s’engage à servir ses actionnaires, ses clients, ses employés et la collectivité au sens large dans le respect de ses valeurs fondamentales : intégrité, respect, engagement, perspicacité, dynamisme, solidarité, entraide et conscience environnementale. Ainsi, la Banque s’efforce d’offrir un service à la clientèle exceptionnel tout en reflétant les valeurs qui lui sont chères, et elle s’attend à ce que ses fournisseurs adhèrent à des normes comparables en matière d’éthique et de conduite professionnelle.

Principaux problèmes éthiques

Certains types de comportements, lorsqu’ils sont adoptés ou simplement perçus, peuvent entacher l’image de marque de la Banque Scotia, voire l’exposer à des actions en justice. Lorsqu’il s’agit d’éthique et de l’image de la Banque, perception et réalité sont sur un même pied d’égalité; il importe de garder ce fait à l’esprit au moment de déterminer la conduite la plus appropriée. Chacun doit agir en tout temps dans le respect de l’éthique. Voici quelques-uns des principaux problèmes qui peuvent se poser :

  • Certains fournisseurs bénéficient où sont soupçonnés de bénéficier d’un traitement préférentiel dans le cadre du processus de sélection, ce qui donne lieu à une injustice réelle ou à un sentiment d’iniquité.
  • La Banque Scotia et/ou ses employés ont ou sont soupçonnés d’avoir indûment transmis des renseignements confidentiels sur un fournisseur à son concurrent, une conduite aussi illégale que contraire à l’éthique.
  • Un employé de la Banque Scotia est en conflit d’intérêts réel ou apparent, ce qui jette un doute sur l’objectivité du processus décisionnel et sur l’intégrité du processus de sélection des fournisseurs.
  • Un employé de la Banque Scotia a ou semble avoir obtenu un avantage indu de la part d’un fournisseur potentiel ou avoir indûment profité de sa relation avec lui, ce qui jette un doute sur l’objectivité du processus décisionnel et sur l’intégrité du processus de sélection des fournisseurs.
  • Un fournisseur agissant pour le compte d’un employé est perçu, à juste titre ou non, comme ayant posé des actes contraires à la loi ou à l’éthique, ce qui expose l’employé à un risque juridique ou de réputation (ex. : un fournisseur procurant un avantage indu à un fonctionnaire).

Processus de communication et de partage de l’information

Vous ne devez rien divulguer de plus que le contenu de la demande de propositions (DDP) ou du dossier d’appel d’offres (soit les exigences et les attentes de la Banque Scotia), sauf s’il s’agit de renseignements additionnels transmis à tous les soumissionnaires dans le cadre d’un plan de communication approuvé.

  • Veiller à ce que tous les renseignements pertinents soient divulgués ou transmis équitablement à tous les soumissionnaires, de manière à éviter qu’un ou plusieurs d’entre eux bénéficient d’un avantage concurrentiel.
  • Un responsable doit être nommé à titre de personne-ressource auprès de tous les fournisseurs durant le processus d’appel d’offres. Toutes les demandes de fournisseurs doivent être adressées à cette personne, qui s’assurera de coordonner les réponses. Personne d’autre ne doit communiquer avec les soumissionnaires au sujet de quelque aspect que ce soit de la soumission ou du processus d’appel d’offres.
  • Ne jamais diffuser d’information fausse ou trompeuse.
  • Prendre conscience du fait que la communication non verbale, par exemple le langage corporel ou les expressions faciales, peut en dire aussi long que le discours oral; il faut donc prendre garde à ne pas faire de gestes inappropriés par inadvertance.
  • Toute communication avec un fournisseur concernant un aspect de la relation avec celui-ci ou du processus de sélection doit être consignée et versée dans un dépôt centralisé. Cette pratique permet d’assurer la cohérence des activités de communications et de disposer d’une transcription des échanges en cas de malentendu ou de litige avec le fournisseur au sujet d’un aspect du processus.

Politique sur la confidentialité des renseignements

Renseignements sur les fournisseurs

La confidentialité de tous les documents concernant l’approvisionnement et les fournisseurs doit être protégée conformément à la notice de confidentialité du Code d’éthique de la Banque Scotia, notamment par le rangement en lieu sûr et à l’abri des regards, et par l’application de ce qui suit :

  • Les renseignements concernant la proposition de service, la tarification, les stratégies, les pratiques ou les secrets commerciaux des fournisseurs doivent être traités en toute confidentialité. Les renseignements confidentiels d’un fournisseur ne doivent jamais être communiqués à d’autres, sauf si le premier consent à cette divulgation et l’a dûment autorisée.
  • Tout soupçon concernant le partage ou la divulgation inappropriée de renseignements doit être porté à l’attention de la direction sans délai, de manière à ce que toute la lumière soit faite sur le dossier.
  • Toutes les copies des propositions de fournisseurs, hormis l’original de la DPP ou de la réponse à la demande de soumissions conservé aux fins d’archivage, doivent être détruites conformément aux procédures de destruction des documents de nature délicate de la Banque Scotia.

Renseignements sur la Banque Scotia

Outre l’information nécessaire aux fins de la prestation du service demandé, aucun renseignement sur la Banque Scotia ne doit être communiqué aux fournisseurs, que ce soit dans la DPP, dans le dossier d’appel d’offres ou de manière informelle. Cette règle s’applique notamment aux renseignements sur les activités, la stratégie, les structures de coûts ou les mesures de sécurité de la Banque Scotia.

Politique sur la déclaration des conflits d’intérêts

La direction doit être informée sans délai de tout lien ou intérêt d’un employé, d’un membre de sa famille, d’un ami ou d’un proche collaborateur qui est susceptible de nuire ou d’être perçu comme nuisible à un aspect des relations avec les fournisseurs, en particulier à leur sélection et à leur gestion.

Voici quelques exemples :

  • Lien personnel ou familial avec les propriétaires, les directeurs ou les agents d’élaboration des politiques d’un fournisseur ou de ses filiales, de ses sociétés affiliées, de ses divisions ou de ses concurrents.
  • Participation financière personnelle ou familiale dans l’entreprise d’un fournisseur ou dans ses filiales, ses sociétés affiliées, ses divisions ou l’un de ses concurrents, que la société en cause soit publique ou privée.
  • Poste d’administrateur occupé par soi-même ou par un membre de sa famille chez un fournisseur ou l’une de ses filiales, sociétés affiliées ou divisions, ou encore chez l’un de ses concurrents.
  • Relation d’emploi personnelle ou familiale avec un fournisseur ou avec ses filiales, ses sociétés affiliées ou ses divisions, ou avec l’un de ses concurrents.
  • Suivant la déclaration, une décision sera prise concernant la gravité du conflit d’intérêts et les mesures jugées nécessaires ou appropriées. Au terme du processus, l’employé pourrait être exclu de la dernière phase de la sélection des fournisseurs, voire complètement exclu des processus d’appel d’offres et de sélection.

    Politique sur les avantages indus

    Opérations d’initiés et divulgation d’information confidentielle

    La participation aux relations avec les fournisseurs ou aux processus y afférents peut donner accès à de l’information privilégiée. Par exemple, une intention de la Banque Scotia de faire affaire ou de passer un contrat avec un fournisseur public peut, en soi, constituer une information privilégiée, si ce fait n’est pas connu du public et que le contrat est susceptible d’avoir des incidences considérables sur le fournisseur.

    Avant de faire un nouvel investissement dans des sociétés ou des projets dont vous avez eu vent ou qui sont en lien avec le processus de sélection des fournisseurs, mieux vaut en discuter avec la direction afin de déterminer si l’opération en question pourrait faire naître un conflit d’intérêts réel ou apparent. Les employés doivent adhérer aux procédures de la Banque Scotia pour le signalement de la réception d’information privilégiée. La loi interdit l’achat et la vente de titres par toute personne en possession d’information privilégiée sur l’émetteur, de même que la transmission (« tuyau ») de cette information à quiconque (sauf dans le cours normal des activités).

    Achats personnels et autres avantages

    Il convient de méditer sur l’opportunité d’un achat de biens et services auprès d’un fournisseur existant ou potentiel, et sur les apparences ou soupçons de pratique répréhensible qui pourraient en découler. En cas de doute, consulter la direction.

    Lorsqu’un employé prend part au processus de sélection des fournisseurs, il ne doit jamais accepter, en son nom propre ou en celui d’un parent ou ami, de recevoir un avantage ou d’acheter des biens ou services d’un fournisseur existant ou potentiel, sauf aux conditions normales du marché ou à celles approuvées par la Banque Scotia pour l’ensemble des employés ou pour ceux d’un groupe désigné.

    Cadeaux ou invitation à un événement

    En temps normal, la conduite des employés est dictée par les politiques énoncées dans le Code d’éthique de la Banque Scotia. Par contre, durant les processus de sélection ou de renégociation mettant les fournisseurs en concurrence, les décisionnaires et les responsables de la gestion continue des relations avec les fournisseurs titulaires doivent redoubler de vigilance pour s’assurer de préserver l’impartialité réelle et apparente de la sélection.

    Lorsqu’un processus de soumission ou d’appel d’offres est lancé ou qu’une renégociation est en cours avec un fournisseur titulaire, les participants aux processus décisionnel ou de vérification préalable et les responsables de la gestion des relations avec le fournisseur titulaire peuvent poursuivre leurs interactions courantes dans la mesure nécessaire au déroulement normal et au maintien des activités habituelles (tout en restant attentifs aux problèmes évoqués aux rubriques Processus de communication et de partage de l’information et Politique sur la confidentialité des renseignements).

    À partir du lancement d’un processus de soumission ou d’appel d’offres jusqu’à l’adjudication du contrat à un fournisseur en particulier, les normes de conduite sont resserrées comme suit :

    • Ne jamais prendre part à des activités comme des déjeuners, des dîners ou d’autres événements sociaux parrainés par un soumissionnaire, ni accepter d’invitation à un événement sportif ou autre, indépendamment de qui finance ces activités.
    • Ne jamais accepter de cadeaux, même de valeur symbolique, comme des articles promotionnels ou publicitaires.
    • Ne jamais permettre à un fournisseur de payer ou de défrayer un employé de la Banque Scotia, par exemple pour un déplacement jusqu’à une réunion, sauf si l’autorisation du chef de l’unité fonctionnelle a été obtenue au préalable et qu’il n’y a aucun risque de conflit d’intérêts réel ou apparent.
    • Puisque les employés de la Banque Scotia doivent faire preuve de la plus grande objectivité durant le processus de sélection des fournisseurs, ils ne doivent pas afficher ouvertement le logo d’un fournisseur ni d’autres éléments similaires.

    Lutte contre la corruption

    Le recours à des tiers pour traiter avec les gouvernements ou les agents publics (ex. : avocats, lobbyistes, consultants en relations gouvernementales, mandataires et autres intermédiaires) est une pratique à risque élevé au regard des lois contre la corruption et les pots-de-vin. En effet, la Banque peut être frappée de sanctions si un paiement illicite est versé en son nom par le tiers dans le cadre des négociations avec les agents publics.

    Pour en savoir plus sur les exigences de contrôle diligent applicables à l’embauche d’intermédiaires de ce type, les « signaux d’alerte » à surveiller et d’autres aspects de la conformité aux lois anticorruption, consulter la Politique et lignes directrices de la Banque Scotia en matière de lutte contre la corruption.

    Ressources disponibles

    Si vous avez des questions ou des commentaires, veuillez communiquer avec :

    • votre service de conformité;
    • la direction générale, Conformité du secteur pertinent;
    • le premier directeur et responsable en chef, Confidentialité, Service de conformité globale;
    • le service Approvisionnements stratégiques;
    • les Services juridiques.