Code d’éthique du fournisseur

CODE D’ÉTHIQUE DE LA BANQUE SCOTIA : CODE D’ÉTHIQUE DU FOURNISSEUR

Objet et portée du Code d’éthique du fournisseur

Le présent Code décrit les considérations éthiques qui s’appliquent tout particulièrement aux prestataires de services, aux fournisseurs et aux autres tiers qui fournissent des biens, des services et d’autres ressources à la Banque Scotia. Il traite des responsabilités concernant les pratiques professionnelles, le traitement des personnes, l’environnement, la tenue de dossiers ainsi que le respect du Code et la surveillance y afférente.

Le Code d’éthique de la Banque Scotia énonce les normes minimales en matière d’éthique auxquelles sont astreints tous les administrateurs, dirigeants et employés de la Banque Scotia et de ses filiales. La Politique sur les relations avec les fournisseurs s’adresse aux personnes responsables des relations suivies avec les fournisseurs ou prenant part aux processus de soumission et d’appel d’offres; elle vise à leur montrer ou à leur rappeler la nature des problèmes liés à la conduite qui peuvent se présenter, de même que les attentes de la Banque relativement à la façon de les régler. Le Code d’éthique du fournisseur traite des principes de la Banque Scotia et de la conduite qu’elle attend de ses fournisseurs, y compris de leurs représentants et de leurs employés.

La Banque Scotia s’engage à servir ses actionnaires, ses clients, ses employés et la collectivité au sens large dans le respect de ses valeurs fondamentales : intégrité, respect, engagement, perspicacité, dynamisme, solidarité, entraide et conscience environnementale. Par conséquent, la Banque Scotia s’efforce d’offrir à ses clients un service exceptionnel et s’attend à ce que les fournisseurs appliquent un code d’éthique et des normes professionnelles comparables.

Traitement responsable des personnes

  • Respect et diversité : Le fournisseur doit garantir un environnement de travail où chacun, employé ou autre, agit avec professionnalisme, c’est-à-dire dans le respect de la race, du sexe, de l’âge, de l’orientation sexuelle, des handicaps, de la religion et des origines ethniques des autres. Le harcèlement, la discrimination, la violence et tout autre comportement irrespectueux ou inapproprié ne seront jamais tolérés par le fournisseur.
  • Pratiques d’emploi : Le fournisseur doit respecter toutes les lois et normes applicables sur l’emploi, la non-discrimination et les droits de la personne. Là où il n’y a pas de lois anti-discrimination, le fournisseur doit quand même être guidé par des principes d’inclusion. Sur son lieu de travail, il doit prouver qu’il n’emploie pas d’enfants, que la discrimination et le harcèlement sont interdits, que les employés peuvent s’exprimer sans crainte de représailles et que des vérifications adéquates des antécédents (dossier criminel, permis de travail, etc.) sont effectuées pour veiller à ce que les normes d’emploi et d’intégrité des employés remplissent ou excèdent les exigences légales et réglementaires. Le fournisseur doit aviser immédiatement la Banque Scotia de toute violation de la Loi canadienne sur les droits de la personne, des normes d’emploi (juridiques et réglementaires) ou des lois sur l’immigration.
  • Santé et sécurité : Le fournisseur doit maintenir un lieu de travail conforme aux lois sur la santé et la sécurité. Pour ce faire, il doit donner à tous les employés de l’information et des instructions adéquates afin de garantir la santé et la sécurité de tous.

Pratiques professionnelles responsables

  • Confidentialité et protection de l’information : Le fournisseur doit adhérer au Code d’éthique de la Banque Scotia et à la Politique sur les relations avec les fournisseurs. Toute information obtenue par le fournisseur dans le cadre de ses relations avec la Banque Scotia doit être utilisée aux seules fins prévues et doit être protégée par des politiques et procédures adéquates. Le fournisseur doit aviser immédiatement la Banque Scotia de toute atteinte, supposée ou réelle, à la confidentialité et de toute fuite d’information.
  • Plan de reprise des opérations et d’urgence : Le fournisseur doit disposer de plans de reprise et de continuité des opérations suffisamment détaillés, tenus à jour et testés conformément aux exigences réglementaires et contractuelles et à celles visant le niveau de service applicables.
  • Impartition et sous-traitance : Si l’entente contractuelle le permet, le fournisseur peut recourir à des sous-traitants pour fournir ses services. Toutefois, la Banque Scotia s’attend à ce que le fournisseur ne sous-traite pas les services qu’il doit lui offrir, ni des activités qui ont une incidence directe sur la livraison des biens et la prestation des services à la Banque Scotia sans le consentement écrit explicite de celle-ci. Pour obtenir ce consentement, le fournisseur doit fournir à la Banque Scotia l’entente contractuelle avec le sous-traitant, en indiquant où le travail est effectué et en quoi consiste la participation du sous-traitant aux services. Le fournisseur ne doit pas embaucher de travailleurs étrangers pour offrir un service au nom de la Banque Scotia si un travailleur qui a le droit et la capacité d’effectuer ce service au Canada est disponible.
  • Durabilité environnementale : La Banque Scotia entend travailler avec des fournisseurs qui appuient la durabilité environnementale. Le fournisseur peut le faire en menant ses activités d’une manière écologiquement responsable, en offrant des produits et services verts et en contribuant à réduire l’empreinte écologique de la Banque Scotia.

Tenue de dossiers

  • Le fournisseur doit s’abstenir de détruire tout dossier potentiellement pertinent dans le cadre d’une procédure judiciaire ou réglementaire, en suspens ou éventuelle. Il doit tenir des dossiers internes adéquats pour remplir ses obligations envers la Banque Scotia.

Surveillance et respect du Code

  • Dans certains cas, le fournisseur doit confirmer à la Banque Scotia, par écrit, son adhésion au présent Code.
  • La Banque Scotia doit pouvoir surveiller et vérifier l’environnement de contrôle du fournisseur.
  • Le fournisseur doit s’abstenir de toute modification considérable de sa prestation de services à la Banque Scotia, car il enfreindrait les politiques de cette dernière et le Code d’éthique du fournisseur.