Accessibilité du client aux renseignements personnels le concernant

Principe 9 : Accessibilité du client aux renseignements personnels le concernant

Lorsque le client en fait la demande par écrit, la Banque Scotia lui fait part dans un délai raisonnable des renseignements personnels dont elle dispose à son sujet, de l'usage qu'elle en fait et/ou des personnes auxquelles elle les divulgue, selon les renseignements demandés par le client.

Lorsque le client en fait la demande par écrit, la Banque Scotia lui donne accès aux renseignements personnels dont elle dispose à son sujet. Toutefois, dans certains cas, la Banque Scotia peut ne pas être en mesure de lui donner accès à la totalité des renseignements personnels le concernant. Le cas échéant, la Banque Scotia lui en indique les raisons et l'informe de tout recours à sa disposition, sauf si la loi l'interdit.

9.1 Le client a le droit de savoir, lorsqu'il en fait la demande, quels renseignements personnels la Banque Scotia possède à son sujet. S'il soumet une demande par écrit, le client a le droit d'accéder aux renseignements personnels le concernant et de savoir à quels tiers ils ont été divulgués.

9.2 La Banque Scotia dispose de politiques et procédures pour répondre aux demandes de clients voulant accéder à des renseignements personnels les concernant. À la demande de clients, la Banque Scotia leur communiquera ces politiques et procédures. Pour recevoir une réponse, les clients doivent indiquer clairement le type de renseignements personnels pouvant être détenu par la Banque Scotia, de même que la succursale ou le bureau avec lequel il fait affaire.

9.3 La Banque Scotia identifie où elle a recueilli les renseignements personnels, à qui et comment elle les a divulgués ainsi que le moment où elle les a divulgués. La Banque Scotia extrait cette information de ses dossiers et la fournit au client sous une forme facile à comprendre, en lui expliquant les abréviations et les codes, s'il y en a. Suivant la demande écrite du client, la Banque Scotia lui fournit les renseignements dans un délai raisonnable, et à un coût minime ou nul.

9.3.1 La Banque Scotia ne facturera aucuns frais au client sans d'abord l'informer des coûts liés à sa demande d'accès aux renseignements et lui donner l'option de retirer sa demande.

9.3.2 Sur demande, la Banque Scotia donnera à un client handicapé accès aux renseignements personnels auxquels celui-ci a droit, dans un média substitut si une version de l'information demandée existe dans le média substitut, ou dans une version permettant au client d'accéder aux renseignements personnels.

9.4 La Banque Scotia ne fournira pas les renseignements personnels qu'elle a en sa possession :

  • s'ils font allusion à d'autres personnes et que ces renseignements sont intimement liés aux renseignements personnels concernant le client ayant soumis la demande;
  • s'ils sont assujettis au secret professionnel ou à une procédure de nature judiciaire;
  • s'il s'agit de renseignements qui constituent la propriété exclusive de la Banque Scotia et que ces renseignements sont intimement liés aux renseignements personnels concernant le client ayant soumis la demande; par exemple, une formule de pointage de crédit ou des recommandations concernant le recouvrement que la Banque Scotia désire garder secrètes;
  • s'ils mettent à jour des renseignements pouvant constituer une menace à la vie ou à la sécurité d'une autre personne et que ces renseignements sont intimement liés aux renseignements personnels concernant le client ayant soumis la demande;
  • s'il s'agit de renseignements émanant d'une procédure formelle de résolution de différend;
  • s'ils ne peuvent être divulgués pour des raisons d'ordre juridique; par exemple, la Banque Scotia peut ne pas être en mesure légalement de fournir au client de l'information sur la divulgation de renseignements à des autorités légales à des fins d'application de la loi ou de prévention du crime; dans certaines provinces, la Banque Scotia peut ne pas être en mesure légalement de fournir au client une copie de son propre dossier de crédit provenant d'une agence de notation du crédit; et/ou
  • s'ils sont utilisés pour la détection et la prévention d'activités criminelles ou pour éviter que des revenus soient tirés d'activités criminelles.

9.5 La Banque Scotia n'est pas tenue d'inscrire dans le dossier du client la divulgation de renseignements personnels à des tiers à des fins courantes. Exemple :

  • impression de chèques ou d'autres services pour la Banque Scotia;
  • relevé aux autorités fiscales;
  • mise à jour régulière des renseignements auprès de bureaux de renseignements sur le crédit;
  • indication à des tiers que des chèques ont été retournés en raison d'un manque de fonds;
  • traitement de demandes d'assurance ou de demandes de règlement;
  • paiement de primes d'assurance;
  • préparation et envoi de relevés des clients;
  • gestion des dossiers pour le règlement des positions et des opérations de placement.

9.6 Lorsque la Banque Scotia refuse d'accéder à la demande d'un client qui désire avoir accès aux renseignements personnels le concernant, elle doit lui indiquer les motifs de son refus, sauf si la loi lui permet de ne pas le faire. Le client peut alors contester la décision de la Banque Scotia. Voir le principe 10.

9.7 Un client peut contester le caractère, éventuellement déraisonnable, du coût de divulgation des renseignements personnels.