Limites d'utilisation, de divulgation et de conservation des renseignements

Principe 5 : Limites d'utilisation, de divulgation et de conservation des renseignements personnels

La Banque Scotia n'utilise ni ne divulgue de renseignements personnels qu'aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins que le client ne consente à ce qu'ils soient utilisés ou divulgués à d'autres fins, ou que la loi le permette ou l'exige.

Dans certaines circonstances exceptionnelles, la Banque Scotia a le devoir public ou le droit de divulguer des renseignements personnels sans le consentement du client, notamment pour protéger son propre intérêt ou l'intérêt public.

La Banque Scotia ne conserve les renseignements personnels que pour la durée d'utilité et les fins qu'elle a précisées.

5.1 La Banque Scotia peut divulguer des renseignements personnels sans le consentement du client lorsque la loi l'exige. Exemple :

Dans le cadre :

  • de citations à comparaître;
  • de mandats de perquisition;
  • d'autres ordonnances de la Cour et du gouvernement;
  • de demandes formulées par des tiers qui ont légalement le droit d'accéder aux renseignements personnels.

5.2 Dans ces circonstances, la Banque Scotia protège les intérêts de son client en faisant les efforts nécessaires pour s'assurer que :

  • les ordonnances ou les demandes respectent les lois en vertu desquelles elles sont délivrées;
  • elle ne divulgue que les renseignements personnels requis par la loi, sans plus;
  • elle ne répond pas aux demandes de renseignements personnels qui ne sont pas présentées en bonne et due forme par des autorités gouvernementales ou judiciaires.

La Banque Scotia peut indiquer au client qu'elle a reçu une ordonnance, si la loi l'y autorise. Elle peut l'aviser par téléphone, par courrier électronique ou par la poste, à son adresse habituelle.

5.3 La Banque Scotia désire utiliser les renseignements personnels (à l'exception de l'information tirée du dossier médical) en vue de commercialiser ses produits et ses services auprès de sa clientèle, directement ou par l'entremise de ses sociétés affiliées. Le cas échéant, la Banque Scotia obtient le consentement du client avant d'utiliser les renseignements personnels à cette fin.

Lorsqu'un client demande un produit ou un service et fournit des renseignements personnels, la Banque Scotia :

  • l'informe que les renseignements personnels peuvent être utilisés par elle ou toute société affiliée pour la commercialisation d'autres produits et services auprès du client;
  • décrit le type de sociétés affiliées de la Banque Scotia qui pourraient chercher à faire connaître leurs produits ou services;
  • demande au client de fournir son consentement, en l'informant qu'il est libre de le faire ou non.

Lorsqu'une société affiliée de la Banque Scotia diffuse pour la première fois à un client de l'information à caractère promotionnel sur son produit ou service, celle-ci :

  • explique au client l'usage que l'on entend faire des renseignements personnels qu'on détient à son sujet;
  • donne au client la possibilité de retirer son consentement quant à l'utilisation ultérieure des renseignements personnels le concernant.

5.4 La Banque Scotia ne tire des renseignements personnels du dossier médical qu'à des fins bien précises. Le cas échéant, elle n'en divulgue pas la nature à d'autres sociétés affiliées de la Banque Scotia, et vice versa. Par exemple, la Banque ne peut pas utiliser les renseignements personnels tirés du dossier médical d'un client de l'une des autres sociétés affiliées de la Banque Scotia pour évaluer une demande de prêt.

5.5 La Banque Scotia précise, dans ses politiques et procédures, les délais de conservation minimaux et maximaux des renseignements d'ordre personnel. Certains délais peuvent être dictés par la loi. Si la Banque Scotia s'appuie sur des renseignements personnels pour prendre une décision à l'égard d'un client, elle doit les conserver suffisamment longtemps pour permettre au client d'y avoir accès après que la décision a été rendue, sous réserve de respect des délais prévus par la loi pour la conservation de documents.

5.6 La Banque Scotia détruit ou efface les renseignements personnels dont elle n'a plus besoin pour les fins précisées ou pour assurer sa conformité aux exigences de la loi.

Les politiques et les procédures de la Banque Scotia expliquent comment elle détruit les renseignements personnels pour éviter que des personnes ou des organismes non autorisés n'y aient accès.