Détermination des fins de la collecte des renseignements personnels

Principe 2 : Détermination des fins de la collecte des renseignements personnels

La Banque Scotia doit préciser les fins auxquelles doivent servir les renseignements personnels avant ou au moment de leur collecte.

2.1. Sauf dans les cas dont il est question ci-dessous, lorsqu'un client demande un produit ou un service, la Banque Scotia s'assure que le client sait :

  • pourquoi elle a besoin des renseignements personnels qu'elle lui demande;
  • comment les renseignements pourraient servir à d'autres fins si le client y consentait;
  • et qu'il peut refuser en tout temps d'autoriser la Banque Scotia à utiliser les renseignements personnels à ces autres fins.

Il se produit aussi des cas où la Banque Scotia n'explique pas ces autres fins ni n'obtient le consentement du client pour les autres fins auxquelles les renseignements ont été recueillis. Voir à ce sujet les paragraphes 3.4, 3.4.1 et 5.1.

2.2. La Banque Scotia ne recueille de renseignements personnels que pour :

  • comprendre les besoins du client;
  • déterminer l'adéquation des produits et des services pour le client;
  • déterminer l'accessibilité des clients à nos produits et services;
  • établir, gérer et offrir des produits et des services qui répondent aux besoins du client;
  • fournir des services courants;
  • satisfaire aux exigences des lois et règlements;
  • en ce qui a trait aux produits d'assurance, faire les recherches nécessaires et prendre les décisions qui s'imposent dans le cas de demandes de règlement.

2.3. La Banque Scotia précise à quelles fins doit servir l'information par écrit, de vive voix (en personne ou au téléphone), par voie électronique, par média substitut ou par tout autre moyen qu'elle utilise pour communiquer avec le client. La Banque Scotia emploie des termes faciles à comprendre pour le client quand il s'agit de préciser à quelles fins seront utilisés ses renseignements personnels.

La Banque Scotia présente distinctement les fins auxquelles doit servir l'information et les renseignements d'autres natures, de manière que le client en soit informé. Par exemple, sur une formule de demande, la Banque peut préciser à quelles fins elle entend utiliser les renseignements fournis à l'aide de caractères gras ou d'un encadré, sur un imprimé distinct ou encore dans une lettre. Si l'information est transmise au client par téléphone, la Banque lui précise les fins auxquelles servira l'information, séparément de la demande.

2.4. Les employés de la Banque Scotia qui recueillent des renseignements personnels auprès du client devraient être capables de lui expliquer l'utilisation qu'on leur réserve. Le client doit aussi pouvoir se faire expliquer pourquoi ces renseignements sont requis lorsqu'il téléphone ou écrit à la Banque Scotia, ou se rend dans une succursale ou un bureau disposant de renseignements personnels.

2.5 La Banque Scotia s'efforce tout particulièrement d'expliquer au client toutes les fins auxquelles les renseignements personnels ont été recueillis y compris celles pouvant sembler moins évidentes. Les raisons pour lesquelles on demande les coordonnées d'un client (nom, adresse, etc.) se passent généralement d'explications, alors que d'autres données méritent des éclaircissements. Par exemple, selon chaque circonstance, la Banque Scotia pourrait expliquer au client que :

  • les références servent à vérifier la véracité des renseignements consignés sur une demande;
  • la Banque Scotia utilise un numéro d'identification émis par le gouvernement parce que la loi l'exige pour la déclaration de revenus du client;
  • le dossier de crédit est communiqué aux agences d'évaluation du crédit, aux assureurs des produits de crédit et à d'autres prêteurs, afin de maintenir l'intégrité du processus d'octroi du crédit;
  • des renseignements médicaux supplémentaires peuvent être exigés avec des demandes d'assurance afin d'approuver (ou de refuser) la demande;
  • les renseignements médicaux sont transmis au bureau de renseignements médicaux pour favoriser la tenue à jour du dossier d'assurance;
  • les demandes de règlement et les antécédents en matière d'assurance sont communiqués aux services d'assurance pour favoriser l'intégrité des données dans le secteur de l'assurance;
  • des renseignements personnels sont requis pour la création de certificats numériques; ceux-ci sont requis dans le cas de services en direct pour identifier le client sur le site Web et lui communiquer des renseignements sur son compte;
  • des renseignements personnels, tels que, l'âge du client, les objectifs de placement, les horizons de placement, la tolérance au risque, les connaissances en matière de placement, les exigences en matière de revenu de placement, la valeur nette, le revenu et l'emploi, mais non limités à ceux-ci, sont utilisés pour déterminer la convenance des placements d'une personne en raison des lois relatives aux placements;
  • les renseignements relatifs à l'emploi d'un client et de son conjoint sont nécessaires pour se conformer aux règlements internes relatifs aux opérations boursières, conformément aux lois régissant le secteur boursier;
  • les renseignements concernant les comptes tenus auprès d'autres sociétés de placement sont nécessaires pour se conformer avec les exigences d'organismes d'autoréglementation.